Acerca de los Datos, Información e Informes de Desempeño del Trabajo

A menudo pasa que se tienden a confundir los conceptos de datos, información e informes de desempeño del trabajo o en el peor de los casos se asume que se está hablando de un mismo asunto y simplemente se da por un hecho que el tema al respecto está totalmente dominado y no se le da la importancia que merece.

Los tres conceptos están relacionados pero son diferentes y evolucionan o cambian de uno a otro a lo largo del ciclo de vida del proyecto, razón por la cual es necesario conocer y entender su significado y lograr que los interesados lo entiendan, para que finalmente se hable un mismo idioma entre todos.

Antes que nada sería bueno definir el concepto de “desempeño del trabajo”, una manera sencilla de hacerlo sería la siguiente:   la forma en que los colaboradores realizan sus labores en procura de completar las tareas asignadas, y se puede entonces agregar elementos a esta definición que nos digan si esta forma de realizar labores va bien o va mal, añadiendo elementos a modo de indicadores que relacionen el desempeño con el tiempo, costo y alcance. Por ejemplo, un trabajador que completa su tarea dentro de los plazos establecidos y haciendo uso exclusivo de los recursos asignados, tendría un buen desempeño del trabajo.

Datos de Desempeño del Trabajo

Los datos son la base de la información, un dato por sí solo no dice nada hasta que no haya sido procesado y se convierta en algo más significativo.

Los datos de desempeño del trabajo son todas y cada una de las observaciones y mediciones que se extraen durante la realización de las actividades que se llevan a cabo para completar o cumplir con la ejecución del trabajo del proyecto. En la GUIA DEL PMBOK®,  los datos de desempeño del trabajo están considerados como una salida del proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, a modo de ejemplo se pueden citar los siguientes: el porcentaje de trabajo completado de una actividad,  las fechas planificadas de comienzo y finalización de las actividades y sus duraciones reales, los días de atraso o adelanto, , los costos asociados a estas actividades en función de su avance, la cantidad de solicitudes de cambio generadas, el número de incidentes reportados, etc.

Información de Desempeño del Trabajo

Los datos de desempeño se procesan y se convierten en información de desempeño del trabajo, De acuerdo con la GUIA DEL PMBOK®,  la mayoría de los procesos del grupo de Seguimiento y Control tienen como insumo o entrada los datos de desempeño del trabajo que se generan en el proceso de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, posteriormente estos procesos de  Seguimiento y Control  tienen como una de sus salidas la información de desempeño del trabajo.

La información de desempeño del trabajo es básicamente la recopilación de los  datos de desempeño analizados dentro de los procesos de seguimiento y control y que representan un insumo válido para la toma de decisiones en vista de que han sido procesados en torno a áreas o temas comunes.

Algunos ejemplos de información de desempeño del trabajo son: el estado de los entregables (iniciados, avanzados,  terminados y su aceptación o no), el estado de la implementación de las solicitudes de cambio, las variaciones del alcance identificadas, las proyecciones realizadas y su comparación con las líneas base definidas, los indicadores de desempeño en el tiempo SV y SPI, los valores calculados de CV y SV,  y otros de la gestión del valor ganado, etc.

Informes de Desempeño del Trabajo

Si se toma la información del desempeño del trabajo y se agrupa por áreas o temas comunes en un documento físico o electrónico con un formato establecido dentro de la documentación del proyecto, se tiene entonces un informe de desempeño del trabajo que sirve como insumo en la toma de decisiones e implementación de acciones, o simplemente para alertar o crear conciencia sobre un asunto en particular.

De acuerdo con la GUIA DEL PMBOK®,  la mayoría de los procesos del grupo de Seguimiento y Control tienen como salida la información de desempeño del trabajo que se convierte en una entrada del proceso de Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto, este por su parte tiene como una de sus salidas los informes de desempeño del trabajo.

Entre los ejemplos informes de desempeño del trabajo están: los informes de estado del proyecto, los memorandos y otras formas de comunicados, las justificaciones que se requieran  de una situación en particular así como las recomendaciones necesarias para su solución, etc.

Estos informes de desempeño del trabajo son insumos para los siguientes procesos, de acuerdo con la GUIA DEL PMBOK®:·

Realizar el Control Integrado de Cambios (informe de disponibilidad de recursos, cronograma y costos, informes de gestión del valor ganado e informes de trabajo realizado o pendiente)

Dirigir el Equipo de Proyecto (Informes del control del cronograma, del control de costos, del control de calidad y de la validación del alcance, los informes de desempeño que incluyen proyecciones pueden ayudar a establecer requisitos  de recursos humanos, reconocimientos y recompensas,  y las actualizaciones al plan para la gestión de personal)

Gestionar las Comunicaciones (Los informes se utilizan para crear discusiones sobre un teman en partículas así como para generar comunicaciones entre los interesados)

Controlar los Riesgos (los informes que incluyen análisis de variación, información sobre el valor ganado y las  proyecciones generadas podrían tener un gran impacto sobre el control de los riesgos relacionados con el desempeño del trabajo.)

Controlar las Adquisiciones (Informes relacionados con el desempeño del vendedor)

Para finalizar se muestra el siguiente flujograma, mismo que ilustra todo lo que anteriormente se expuso.

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