A menudo pasa que se tienden a
confundir los conceptos de datos, información e informes de desempeño del
trabajo o en el peor de los casos se asume que se está hablando de un mismo
asunto y simplemente se da por un hecho que el tema al respecto está totalmente
dominado y no se le da la importancia que merece.
Los tres conceptos están
relacionados pero son diferentes y evolucionan o cambian de uno a otro a lo
largo del ciclo de vida del proyecto, razón por la cual es necesario conocer y
entender su significado y lograr que los interesados lo entiendan, para que
finalmente se hable un mismo idioma entre todos.
Antes que nada sería bueno
definir el concepto de “desempeño del trabajo”, una manera sencilla de hacerlo
sería la siguiente: la forma
en que los colaboradores realizan sus labores en procura de completar las tareas
asignadas, y se puede entonces agregar elementos a esta definición que nos
digan si esta forma de realizar labores va bien o va mal, añadiendo elementos a
modo de indicadores que relacionen el desempeño con el tiempo, costo y alcance.
Por ejemplo, un trabajador que completa su tarea dentro de los plazos
establecidos y haciendo uso exclusivo de los recursos asignados, tendría un
buen desempeño del trabajo.
Datos de Desempeño del Trabajo
Los datos son la base de la
información, un dato por sí solo no dice nada hasta que no haya sido procesado
y se convierta en algo más significativo.
Los datos de desempeño del
trabajo son todas y cada una de las observaciones y mediciones que se extraen durante
la realización de las actividades que se llevan a cabo para completar o cumplir
con la ejecución del trabajo del proyecto. En la GUIA DEL PMBOK®, los datos de desempeño del trabajo están considerados
como una salida del proceso Dirigir y
Gestionar el Trabajo del Proyecto, a modo de ejemplo se pueden citar los
siguientes: el porcentaje de trabajo completado de una actividad, las fechas planificadas de comienzo y
finalización de las actividades y sus duraciones reales, los días de atraso o
adelanto, , los costos asociados a estas actividades en función de su avance, la
cantidad de solicitudes de cambio generadas, el número de incidentes reportados,
etc.
Información de Desempeño del Trabajo
Los datos de desempeño se
procesan y se convierten en información de desempeño del trabajo, De acuerdo
con la GUIA DEL PMBOK®,
la mayoría de los procesos del grupo de Seguimiento y Control tienen como
insumo o entrada los datos de desempeño del trabajo que se generan en el proceso
de Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto, posteriormente estos procesos de Seguimiento
y Control tienen como una de sus
salidas la información de desempeño del trabajo.
La información de desempeño del
trabajo es básicamente la recopilación de los datos de desempeño analizados dentro de los
procesos de seguimiento y control y que representan un insumo válido para la
toma de decisiones en vista de que han sido procesados en torno a áreas o temas
comunes.
Algunos ejemplos de información
de desempeño del trabajo son: el estado de los entregables (iniciados,
avanzados, terminados y su aceptación o
no), el estado de la implementación de las solicitudes de cambio, las
variaciones del alcance identificadas, las proyecciones realizadas y su
comparación con las líneas base definidas, los indicadores de desempeño en el
tiempo SV y SPI, los valores calculados de CV y SV, y otros de la gestión del valor ganado, etc.
Informes de Desempeño del Trabajo
Si se toma la información del
desempeño del trabajo y se agrupa por áreas o temas comunes en un documento
físico o electrónico con un formato establecido dentro de la documentación del
proyecto, se tiene entonces un informe de desempeño del trabajo que sirve como
insumo en la toma de decisiones e implementación de acciones, o simplemente
para alertar o crear conciencia sobre un asunto en particular.
De acuerdo con la GUIA DEL PMBOK®, la mayoría de los procesos del grupo de Seguimiento y Control tienen como salida
la información de desempeño del trabajo que se convierte en una entrada del proceso
de Monitorear y Controlar el Trabajo del
Proyecto, este por su parte tiene como una de sus salidas los informes de
desempeño del trabajo.
Entre los ejemplos informes de
desempeño del trabajo están: los informes de estado del proyecto, los
memorandos y otras formas de comunicados, las justificaciones que se requieran de una situación en particular así como las
recomendaciones necesarias para su solución, etc.
Estos informes de desempeño del
trabajo son insumos para los siguientes procesos, de acuerdo con la GUIA DEL PMBOK®:·
Realizar
el Control Integrado de Cambios (informe de disponibilidad de recursos,
cronograma y costos, informes de gestión del valor ganado e informes de trabajo
realizado o pendiente)
Dirigir
el Equipo de Proyecto (Informes del control del cronograma, del control de
costos, del control de calidad y de la validación del alcance, los informes de
desempeño que incluyen proyecciones pueden ayudar a establecer requisitos de recursos humanos, reconocimientos y
recompensas, y las actualizaciones al
plan para la gestión de personal)
Gestionar
las Comunicaciones (Los informes se utilizan para crear discusiones sobre
un teman en partículas así como para generar comunicaciones entre los
interesados)
Controlar
los Riesgos (los informes que incluyen análisis de variación, información
sobre el valor ganado y las proyecciones
generadas podrían tener un gran impacto sobre el control de los riesgos
relacionados con el desempeño del trabajo.)
Controlar
las Adquisiciones (Informes relacionados con el desempeño del vendedor)
Para
finalizar se muestra el siguiente flujograma, mismo que ilustra todo lo que
anteriormente se expuso.
.jpg "datos información informes desempeño") |
| Hacer click en la imagen para agrandar |
EmoticonEmoticon