Se plantea a continuación el desarrollo de un proyecto relativamente sencillo, el objetivo principal de este caso es comprender la metodología de administración de proyectos desde su forma más básica y elemental.
Para el desarrollo del caso vamos a asumir que somos una empresa dedicada a la ejecución de proyectos y que cierto día recibimos una llamada de una señora que, por esas cosas inexplicables de la vida, se le ocurrió que nosotros podríamos organizar la fiesta de cumpleaños de su único hijo que celebra su primer año de vida dentro de 2 meses.
La primera pregunta que nos surge como empresa que desarrolla proyectos es la siguiente:
¿Es una fiesta de cumpleaños un proyecto?
Pues evidentemente la respuesta es SI, cumple con todos los requisitos para ver el evento como tal, ya que tendremos un resultado, producto o servicio único que se desarrollará en un espacio de tiempo definido.
Después de conversar el tema, los socios de la empresa deciden afrontar el reto y aceptan la solicitud de la señora, que por cierto de aquí en adelante llamaremos Doña Ana.
Para establecer formalmente el inicio del proyecto debemos desarrollar y aprobar el Acta de Constitución del Proyecto, para lo cual se recomienda tener asignado el Director del Proyecto de tal forma que éste participe en su elaboración. por lo tanto como primer paso nombramos al que ha de ser el Director del Proyecto que de aquí en adelante llamaremos Ing. Luis Villalobos, no está demás indicar que el Ing. Villalobos es parte de nuestra empresa.
Posteriormente recurrimos al Mapeo de la Guía del PMBOK y nos sentamos a analizar cual es el paso a seguir.
Figura N° 1: Proceso para desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Es necesario en este momento hacer un paréntesis y reflexionar sobre un aspecto que particularmente hemos considerado muy importante y que ha sido duda en muchos de los casos de la vida real y es el enfoque que se le debe dar al proyecto, la perspectiva o punto de vista, por ejemplo el objetivo nuestro del proyecto es diferente al objetivo de Doña Ana, son enfoques diferentes y deben quedar claramente establecidos desde un principio para efectos de que se maneje un mismo Norte en el desarrollo del proyecto. Claro está que para nosotros es vital que Doña Ana cumpla con su objetivo, pero no es nuestro objetivo de proyecto cumplir con el objetivo de Doña Ana, lo que si necesitamos saber es que cumpliendo nuestro objetivo estaremos cumpliendo con el objetivo de Doña Ana. Por ejemplo, quizás lo que realmente quiere Doña Ana del proyecto es poder compartir con toda su familia un momento realmente especial para recordar por el resto se su vida y este definitivamente no es nuestro objetivo de proyecto, pero podemos lograr lo que quiere Doña Ana si logramos desarrollar un proyecto que cumpla con todo lo planeado en cuanto a Alcance, Tiempo, Costo y Calidad. No debemos perder de vista que el Director de Proyectos es el responsable de garantizar que el proyecto cumple con los objetivos de la organización, pero igualmente debemos tener claro que los objetivos del proyecto no son los objetivos de la organización.
Ahora volvemos al desarrollo del caso, la figura N° 1 nos dice que necesitamos unos cuanto insumos o entradas, primero un patrocinador, en este caso es Doña Ana que también asume el rol de cliente.
Luego necesitamos saber cual es el SOW o Enunciado del Trabajo del Proyecto, esto es lo mismo que una descripción en prosa de los servicios, resultados o productos que debe generar el proyecto y la referencia a la necesidad de negocio, a la descripción del alcance del producto y al plan estratégico de la organización.
Empecemos por la descripción del producto, servicio o resultado, puede ser : "Fiesta de Cumpleaños para Niños". (Muy fácil)
Continuemos con la necesidad de negocio, simplemente asumiremos que es una costumbre familiar celebrar el primer año de vida, por lo tanto su origen puede ser de carácter normativo o reglamentario, todo esto sin dejar de lado la parte emotiva y la satisfacción personal de Doña Ana, lo cual podemos interpretar como una necesidad de la organización.
Seguimos con la descripción del alcance del producto, para esto hablamos con Doña Ana y le solicitamos nos explique con mayor detalle que tipo de fiesta quiere, al respecto no dice: "me gustaría una fiesta en un lugar amplio y abierto, con muchos juegos para niños, con payasos, inflamable, rifas, pastel y piñata temáticos, música en vivo, comida para todos y que su duración sea de aproximadamente 5 horas. Listo, ya tenemos nuestra descripción del alcance del producto, más adelante se incluirán elementos adicionales.
Ahora bien, qué pasa con el plan estratégico de la organización, la teoría dice que los proyectos deben estar alineados con la planificación estratégica lo cual contribuye al alcance de los objetivos generales. En este caso podemos asumir que Doña Ana ha de tener para su vida una misión, una visión y algunas metas que cumplir y que efectivamente el hecho de que pueda celebrar de la mejor manera el primer año de vida de su único hijo contribuye con todo esto.
Volvemos a la figura N°1, esta nos plantea que necesitamos un Caso de Negocio, que a su vez nos ayude a determinar la viabilidad desde el punto de vista de la inversión necesaria o requerida, en muchos casos se debe hacer un estudio de costo-beneficio que facilite la toma de decisiones. Es aquí donde debemos encontrar la razón de ser del negocio. Ya dijimos que, para este caso, la necesidad de negocio surge de una costumbre familiar, por lo tanto, la razón de ser del negocio es totalmente normativa o bien un "requisito legal" que al cumplirse hará que Doña Ana pueda continuar con su vida normal sin que sea tachada o mal vista por su familia. También se dijo que otra causa esta asociada a una "necesidad" de Doña Ana que busca satisfacción personal como madre.
Nuevamente volvemos a la figura N°1 y encontramos los Acuerdos, aquí simplemente firmamos un contrato con Doña Ana donde nos comprometemos a brindarle los servicios necesarios para el desarrollo de la fiesta de su hijo a cambio de unos honorarios.
Por último la figura N° 1 habla de los Factores Ambientales de la Empresa y los Activos de los Procesos de la Organización, en ambos casos se refiere a los factores ambientales y activos relacionados con el desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto. Por un lado hablemos de los factores ambientales para este caso en particular: Doña Ana es una persona independiente, profesional, católica, madre soltera, responsable, muy trabajadora y dedicada a la crianza de su hijo -¿Es esta información valiosa para el desarrollo del acta?-. Por otro lado los activos de los procesos para este caso son: Doña Ana maneja varias cuentas bancarias tanto en moneda local como en dolares, realiza sus pagos generalmente con tarjeta de débito y nunca a organizado una fiesta, pero si ha estado en varias y sabe distinguir una buena fiesta de una fiesta aburrida. Nuevamente nos preguntamos si esta información es valiosa o no.
Hasta este punto hemos conseguido las entradas necesarias para llevar a cabo el proceso "Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto". Lo que sigue es utilizar las siguientes técnicas y herramientas:
I. Juicio de Expertos: Aquellas personas que puedan por su experiencia evaluar las entradas del proceso. Para este caso recurrimos a personal interno de nuestra empresa con amplio conocimiento sobre administración de proyectos.
II. Técnicas de Facilitación: Requerimos hacer una sección de trabajo que incluya una tormenta de ideas y la elaboración de un mapa conceptual sumamente básico.
En el "Desarrollo de un Proyecto Sencillo según la Metodología PMI. (Parte 2°)" y finalmente después de un par de días de trabajo parcialmente dedicados al tema, nuestra empresa logra desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, para lo cual utilizamos la plantilla que aquí se suministra.
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